팁과 정보

2. 비영리를 위한 디지털 전환

① 디지털 전환을 위한 준비사항

이현아 (생명의숲 협동처장)

> 디지털 전환의 시대

쉽게 만나기 어려운 세상을 만든 코로나19로 인해 비영리단체 또한 기부자, 수혜자를 만나지 못하게 되며 의사결정 방식, 참여 방식 전반에 걸쳐 디지털 기술에 의존할 수 밖에 없는 상황이 되었다. 디지털 대전환의 시대, 비영리단체는 대면 없이도 원활하게 일하고, 기부자와 만나고, 일의 성과를 외재화할 수 있어야 한다고 요구된다. 그리고 기술을 얼마나 잘, 빠르게 도입하고 이용하냐에 따라 활동의 성과가 달라지기 시작했다. 

코로나19의 급격한 확산으로 근무방식도 달라졌다. 기존 ‘스마트워크’ 도입은 자율좌석제 같이 오피스 환경 구축, 최신 기술 도입에 열중했다면 코로나19 이후론 원격근무, 유연근무 등 일하는 ‘방식의 변화’가 빠르게 사회 전반으로 확산됐다. 사무실 말고 언제, 어디서든 일할 수 있는 환경을 만드는 ‘스마트워크’의 핵심은 ‘개인’이 어떻게 효율적으로 일할 것인가 대신 이젠 ‘우리’가 시공간을 넘어 어떻게 협업할 것인가로 전환되었다. 

> 이 시대에 통하는 방식으로 ‘일하는’ 방법을 바꾸는 것 ¹

“디지털 기술은 그 자체로 의미있는 것이 아니라 고객 경험과 일하는 방식 개선에 사용될 때 가치를 창출한다.”² 디지털 전환(Digital Transformation)은 디지털 기술을 사회 전반에 적용해 전통적인 사회 구조를 혁신시키는 것이다. 디지털 전환은 기술을 잘 활용할 수 있는 사람, 일의 과정, 조직문화가 뒷받침돼야 한다. ‘어떤 기술을 도입할까’에 집중하다가 기술을 사용할 사람을 놓치면 안 된다. 디지털 전환은 조직의 문화와 체질을 바꾸는 것이지, 단순히 첨단 기술을 고르는 문제가 아니다. 단체의 업무 방식, 활동 방식과 특성을 고려해 무엇을 어떻게 바꿀지 전략을 세우는 것이 중요하다. 

하나. 문제의 발견 - 니즈 찾기 
디지털 전환에 앞서 가장 먼저 할 일은 우리 조직의 현재 업무 방식과 기술 사용 수준 파악이다. 또 모든 구성원의 니즈를 확인해야 하며, 설문조사로 내면의 욕구와 요구사항을 충분히 파악해야 한다. 도입 전 워크숍, 회의 등으로 모두가 같은 문제인식을 공유하고 해결의 필요성을 공감할 수 있도록 이끌어야 한다. 익숙하고 숙달된 방식을 바꾸는 것은 매우 어렵다. 모두가 기존 문제와 변화의 필요성을 공감하지 못한다면 근본적인 변화는 이룰 수 없다.  

둘. 변화의 목표와 방향 수립
어떤 기술을 도입하고 어떤 업무/활동 방식으로 바꿀지, 이것을 목표로 설정하고 방향을 수립해야 한다. 모든 것을 다 바꾸거나, 한꺼번에 많이 바꿀 필요는 없다. 단계적으로, 지속적으로 실천하는 게 가장 중요하다. 내가 속한 조직은 구성원 간 정보 격차 줄이기, 업무와 개인 삶의 분리, 효율적인 업무 보고와 관리, 공유의 확대라는 측면으로 2017년부터 온라인 협업도구를 도입해왔다. ‘공개’와 ‘공유’, ‘자율’과 ‘책임’이 핵심 키워드이다.  

셋. 시나리오 그리기 - 프로세스 설정
일의 흐름을 그려봐야 한다. 일이 어떻게 흘러가는지, 어떤 프로세스로 진행되는지 정리한 후 이를 효과적으로, 효율적으로 할 수 있는 도구를 정해야 한다. 그리고 그 도구가 우리의 업무/활동 과정에서 어떻게 기능할지 구상해봐야 한다. 올인원 도구를 선택해 그 도구 하나로 모든 것을 다 수행할지, 여러가지 툴을 워크플로우 자동화 도구로써 연결해 사용할지도 고려해야 한다.  

넷. 실험의 시기
디지털 전환은 모든 구성원이 한꺼번에 도입해 실험하기보다는 조직 내 체험단을 구성해 소규모로 실험하는 게 좋다. 도구 도입에 예산이 수반된다면 무조건 강행하기 어렵다. 체험판 사용, 소규모 우선 실행 등으로 핵심 기능을 체크하고 검토하면 된다. 단순히 ‘좋겠거니’라는 기대만으로 도입 비용과 시간을 쓰는 것은 큰 낭비인데다, 구성원에게 새로운 시도에 대한 나쁜 경험을 만들어줄 수 있다. 

다섯. 도구의 도입과 정착 (기술도입) - 원칙과 가이드라인 만들기
어떤 도구든 조직 상황과 개인별 업무 형태에 맞춰 최적화해야 한다.무엇보다 함께 만든 원칙과 가이드라인에 따라 활용할 수 있도록 사용 환경을 조성하는 게 중요하다. 세부 세팅 과정을 충분히 거치고, 되도록 이를 문서화해놓는 것이 좋다. 목표와 방향에 맞춰 도구 사용 원칙과 가이드라인을 만들 땐 데이터 관리 및 보안 정책, 정보 공유와 커뮤니케이션 방식 등을 설정하고 도입과 실행 과정에서 충분히 반영되도록 해야 한다. 카카오톡 대신 슬랙을 도입했는데 정작 슬랙을 카카오톡처럼 쓰면 새로운 도구 도입에 들어간 노력은 무의미해진다. 

여섯. 역량강화 교육 - 피드백과 개선
도구를 효율적으로 사용하고 원칙과 가이드라인을 내재화하려면 구성원을 위한 지속적인 교육이 이뤄져야 한다. 또한 불필요한 프로세스, 불편사항 등을 점검하고 개선하는 장기적인 노력이 필요하다. 디지털 전환은 지속적으로 변화에 대응하고 유지하면서 또다른 변화를 만들어가는 것이다. 이를 위해 꾸준한 교육과 피드백, 개선을 통해 조직의 디지털 전환 역량을 높여가야 한다. 

> 작은 성공의 경험 축적하기 _ 해보니 되더라. 더 낫더라 

우리는 언제, 어떻게, 어떤 변화를 맞을지 모른다는 것을 코로나19 때문에 충분히 겪었다. 예측할 수 없는 상황, 변화에 맞닥뜨렸을 때 우리는 언제든 대응할 수 있어야 한다. 변화의 과정에서 가장 중요한 건 새로운 시도, 그리고 대응방법 도입 이후의 작은 성공 경험이다. 첨단 기술, 핫한 도구의 도입이 우리에게 일하는 이유와 근간을 흔든 나쁜 경험으로 남지 않도록 ‘사람’을 고려하고 ‘조직문화’를 만들어가야 한다. 이러한 과정에서 성공의 경험은 축적되고 우리는 더 나아질 수 있다.

¹ EARLYDOPTER 이상우, 뉴노멀 시대의 스마트워크

² HR블레틴 양민경, 디지털 트랜스포메이션을 시도하는 기업의 70%는 왜 실패하는가?

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